Oppervlakte – capaciteit
Oppervlakte zaal: 10 x 10 m, Capaciteit: maximum 100 personen (zittend aan tafel)
Accommodatie in of nabij de zaal
Materiaal: tafels, stoelen, klein podium
Volledig ingerichte keuken met kookinstallatie (2 kookfornuizen + 2 ovens), 1 ijskast, klein diepvriezertje
Glazen, bestek, borden, tassen voor max. 100 personen
Vestiaire
Aangepast toilet voor gehandicapten
Schoonmaak
Uit te voeren door de organisatoren.
Materiaal voor de opkuis en kuisproducten zijn ter beschikking.
Opmerkingen
Zelf eventueel mee te brengen: koffiezet, potten en pannen, frituurapparaat en handdoeken om af te drogen.
Dranken en eten zelf mee te brengen. (volledig vrijheid)
Voorwaarden en tarieven
In deze tarieven zijn het verbruik van water, verwarming en electriciteit inbegrepen. Ongeacht de duur van de activiteit.
De parochiezaal wordt enkel verhuurd aan verenigingen en particulieren van Drongen.
| Tarief voor | Gebruiksvergoeding | |
| weekdagen | weekends (vanaf vrijdagavond) | |
| Erkende verenigingen van Drongen-Luchteren | 20 EUR per dag | 20 EUR per dag |
| Andere verenigingen van Drongen | 30 EUR per dag | 30 EUR per dag |
| Niet-Drongense verenigingen | 120 EUR per dag | 150 EUR per dag |
| Particulieren voor andere doeleinden | 200 EUR per dag | 200 EUR per dag |
Huishoudelijk reglement voor het gebruik van de Parochiezaal
Gavergrachtstraat 103A, 9031 Drongen
Artikel 1. Doel
De VZW Wijkwerking Luchteren, hierna genoemd VZW, stelt de Parochiezaal waarvan zij eigenaar is ter beschikking voor activiteiten van particulieren, feitelijke verenigingen en andere organisaties, onder de voorwaarden bepaald in dit reglement.
Artikel 2. Uitgesloten activiteiten
a. Activiteiten die strijdig zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden.
b. Activiteiten die in het algemeen of in een bepaalde zaal een groot risico op schade of overlast inhouden.
c. Fuiven, avondfeesten met muziek en andere activiteiten die geluidshinder veroorzaken. In Stad Gent is nachtlawaai verboden, dat is alle lawaai dat hoorbaar is tussen 22 00 uur ‘s avonds en 6 00 uur ’s morgens.
d. Gebruik van eigen verwarming – of kooktoestellen, tenzij de aanvrager beroep doet op een cateraar en
hieromtrent voorafgaande afspraken werden gemaakt met de toegewezen contactpersoon.
Artikel 3. Algemene gebruiksvoorwaarden
1. De aanvrager zorgt ervoor dat deze bepalingen ook nageleefd worden door zijn/haar eventuele
aangestelden en de deelnemers aan zijn/haar activiteit in de zaal en de bijhorigheden.
2. De zaal mag enkel en alleen gebruikt worden voor de activiteit die is toegestaan.
3. De aanvrager kan het gebruik van de zaal en de bijhorigheden niet afstaan aan derden, tenzij met
voorafgaande schriftelijke toestemming van de VZW. In voorkomend geval blijft de aanvrager ook zelf
verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen en de gebruiksvoorwaarden.
4. De VZW kan aan het gebruik van de zaal de voorwaarde van een voorafgaande tegensprekelijke
plaatsbeschrijving verbinden.
5. Verantwoordelijkheden van de aanvrager :
a. Zorgen voor alle nodige vergunningen en toelatingen (bvb. inname openbaar domein, SABAM,…)
en naleving van alle andere wettelijke verplichtingen (bvb; voedselvoorschriften);
b. Waken over de strikte naleving van de veiligheidsnormen opgelegd door de toepasselijke regelgeving,
de brandweer en/of de politie van de Stad Gent. Onder voorbehoud van andere of aanvullende
vereisten, betekent dit onder meer het volgende :
1) Het maximum aantal toegelaten personen ( 90 personen) wordt in geen geval overschreden;
2) Alle uitgangen moeten effectief gebruikt kunnen worden tijdens de activiteit : er wordt geen materiaal
voor de uitgangen geplaatst en de uitgangen zijn niet op slot;
3) Brandblusapparaten worden niet verplaatst en moeten altijd duidelijk zichtbaar blijven;
4) Gasflessen worden niet in het gebouw binnengebracht;
5) Er wordt geen rookinstallatie gebruikt;
6) Er wordt geen vuur gemaakt, barbecue mag op de parking of het terras;
7) Alle mogelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om brand(gevaar) te vermijden;
c. Waken over de strikte naleving van het rookverbod in de zaal
d. Bewaren van sleutel(s). De aanvrager mag die niet doorgeven aan derden of bijmaken. Bij verlies kan
de VZW de kosten voor het aanmaken van nieuwe sleutels en het vervangen van sloten verhalen op
de aanvrager;
e. Vermijden van overlast in de zaal en daarbuiten (bvb. parking en terras);
f. In geval van incidenten of calamiteiten tijdens of naar aanleiding van het gebruik van de zaal :
onmiddellijk gepaste maatregelen nemen en zo nodig de hulpdiensten inschakelen;
6. De aanvrager draagt zorg voor de zaal, de bijhorigheden (gang, toiletten, buitenruimtes,,) en het daarin
aanwezige materiaal van de VZW. Dat betekent onder meer het volgende :
a. Het materiaal blijft in de zaal en wordt niet naar buiten verplaatst. Materiaal van de VZW dat binnen
werd verplaatst wordt na afloop van de activiteit meteen op de oorspronkelijke plaats teruggezet.
b. De aanvrager staat zelf in voor decoratie en eventuele technische of logistieke voorzieningen die nodig
zijn voor zijn/haar activiteit. Er wordt niets verankerd aan de wanden, plafonds, deuren of vloer.
c. De zaal, de bijhorigheden en het daarin aanwezige materiaal van de VZW worden na de activi-
teiten achtergelaten in de staat waarin deze werden verkregen. De aanvrager staat zelf in voor de
schoonmaak ervan. Indien de schoonmaak niet of onvoldoende gebeurde door de aanvrager, worden
de gebruikte ruimtes en het gebruikte materiaal schoongemaakt op zijn/haar kosten.
d. De aanvrager zorgt ervoor dat afval en supplementair binnengebracht materiaal meteen na de
de activiteit en alleszins voor het einde van het toegestane gebruik verwijderd wordt. Indien de VZW
de achtergelaten afval en/of materiaal dient te verwijderen, zal hiervoor een kost worden aangerekend.
e. De aanvrager zorgt na zijn/haar gebruik voor het afzetten van de thermostaat op vriesbeveiliging, het doven van de lichten en het zorgvuldig afsluiten van de zaal en gebouw. De aanvrager brengt de sleutel terug op het afgesproken moment naar de afgesproken plaats.
Artikel 4. Annulatie
a. De aanvrager kan zijn/haar aanvraag annuleren via de contactpersoon die de aanvrager voor het
gebruik van de zaal toegewezen kreeg. De aanvrager ontvangt een bevestiging van de annulatie.
b. Bij correcte annulatie ten laatste één week voor de datum van gebruik is geen vergoeding verschuldigd
Artikel 5. Verzekering
1. De Parochiezaal van de VZW is verzekerd tegen brand en aanverwante risico’s.
2. De VZW sluit op eigen kosten een verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid
af voor de volledige gebruiksduur van de zaal. De waarborgen van deze verzekering worden
uitsluitend verleend aan de particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of organismen
allerhande die de verzekerde activiteit organiseren alsmede hun organen, aangestelden en andere
medewerkers, met uitsluiting van alle andere personen die de activiteit bijwonen.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
1. Wanneer de aanvraag wordt ingediend namens een feitelijke vereniging, dan verbindt de natuurlijke
persoon die de aanvraag doet zich persoonlijk.
2. Onverminderd de eventuele contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid van derden, kan de
VZW de aanvrager aanspreken voor enigerlei schade die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is
van de niet-naleving van dit reglement dan wel van zijn/haar fout of onzorgvuldigheid bij het gebruik van
de zaal en de bijhorigheden.
3. Tenzij anders is bepaald, draagt de VZW zelf geen enkele verantwoordelijkheid voor de activiteiten van
de aanvrager, eventuele aangestelden en deelnemers, en de schade die hier rechtstreeks of
onrechtstreeks uit zou kunnen volgen.
Artikel 7. Controle
1. Indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de beoordeling van een aanvraag kan de VZW steeds
bijkomende inlichtingen inwinnen bij de aanvrager of bij derden.
2. De VZW kan ten allen tijde controle uitoefenen op het gebruik van de zaal.
Artikel 8.Sancties
1. Bij niet-naleving van dit reglement kan de VZW de activiteit in de zaal onmiddellijk laten stopzetten.
2. De VZW kan op basis van één of meerdere inbreuken beslissen om het gebruik van de zaal door de
betreffende aanvrager de zaal te weigeren voor een periode van maximum twee jaar.
3. Bij niet-naleving van dit reglement kan de VZW de aanvrager een forfaitaire vergoeding
opleggen ( inhouden van de waarborg) onverminderd het recht van de VZW om op basis van de bewezen schade een hoger of lager bedrag te eisen.
Dit reglement treedt in werking op 01/07/2024 voor onbepaalde duur.
Opgemaakt in twee exemplaren te Drongen op ………………..
Voor VZW Wijkwerking Luchteren De inrichter*
………………………………………………. ………………………………………….
¨* Ondertekenen en eigenhandig schrijven :”Gelezen en goedgekeurd”
