PUBLICATIEVERPLICHTINGEN VAN DE VZW
Om rechtspersoonlijkheid te krijgen of te behouden, moet een vzw een aantal publiciteitsmaatregelen naleven. Die verplichting tot publicatie kan zich, al naargelang het geval, op verschillende plaatsen situeren:
- Op de griffie van de Rechtbank van Koophandel
- In de bijlagen van het Belgisch Staatsblad
- Bij de Nationale Bank
- Op de maatschappelijke zetel van de vereniging
- Op documenten die uitgaan van de vereniging
Momenteel is de griffie van de Rechtsbank van Koophandel quasi de enige instantie waartoe de vzw zich moet wenden voor zijn wettelijke verplichtingen. Die griffie houdt een dossier bij van iedere vzw die zijn maatschappelijke zetel heeft in het gerechtelijk arrondissement. Zij neemt zelf initiatief wanneer sommige stukken moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.
Griffie van de Rechtsbank van Koophandel
Volgende stukken moeten door de vzw neergelegd worden bij de griffie:
- De statuten van de vereniging of een wijziging ervan
- De ledenlijst of een wijziging daarvan
- De akten in verband met de benoeming van de bestuurders of wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur
- De akten betreffende de benoeming van personen die gemachtigd zijn om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen
Deze beide laatste moeten volgende gegevens bevatten: naam en voornamen, woonplaats, geboortedatum en plaats, omvang van de bevoegdheden en de wijze waarop ze die uitoefenen (alleen, gezamenlijk of als college). Indien het om een rechtspersoon gaat moet de naam, de rechtsvorm, BTW of ondernemingsnummer en maatschappelijke zetel vermeld worden.
- Beslissingen of vonnissen in verband met de ontbinding of de vereffening van de vereniging
- De jaarrekening van de vereniging
Waarop letten bij de neerlegging op de griffie?
Alle bestaande verenigingen met vzw-statuut hebben automatisch een ondernemingsnummer bekomen. Dit nummer begint met het cijfer 0 gevolgd door ofwel het BTW-nummer of het nationaal nummer. Dit ondernemingsnummer moet vermeld worden op elk stuk dat bij de griffie wordt neergelegd.
Formulieren
Voor de neerlegging van een stuk in uw dossier bij de griffie bestaan 2 geijkte formulieren:
- Aanvraagformulier I tot inschrijving en/of bekendmaking in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad;
- Aanvraagformulier II tot wijziging van de inschrijving (in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank van Ondernemingen).
Vormvereisten
Elk neergelegd stuk moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Het moet wit of ivoorkleurig papier zijn van goede kwaliteit;
- A4-formaat;
- Alleen op de voorzijde beschreven (uitgezonderd voor authentieke akten);
- Één neergelegd stuk moet volledig in dezelfde taal gesteld zijn;
- Getypt, gedrukt of gefotokopieerd uitsluitend in zwarte letters en duidelijk leesbaar;
- Ondertekend door ofwel een notaris of door de personen die de vzw geldig kunnen; vertegenwoordigen (vermeld naam en hoedanigheid van de personen);
- Bovenaan elke blad moet een strook van 20 mm vrij gelaten worden.
Wijze van neerleggging
De neerlegging bij de griffie gebeurt door persoonlijke afgifte of het verzenden per gewone post of per aangetekend schrijven.
Wanneer een neergelegd stuk ook moet gepubliceerd worden in het Belgische Staatsblad, dan moet het stuk vergezeld zijn van een afschrift. In dit afschrift mag niets verbeterd of geschrapt zijn.
Ontvangst van de stukken
De griffier of zijn gemachtigde viseren alle stukken die in het dossier van de vzw moeten opgenomen worden en geven het een volgnummer.
De vzw ontvangt een kopie van de inschrijving of wijziging in het dossier en een ontvangstmelding van het neergelegd stuk.
Betaling
De kosten voor publicatie in het Belgisch Staatsblad die bij de griffie betaald moeten worden bedragen (tarieven 2010):
- Voor de oprichtingsakte van een vzw: 147,50 EUR (incl. BTW)
- Voor een akte tot wijziging: 111,32 EUR (incl. BTW)
Rechtbank van koophandel arrondissement Gent
Griffie
Opgeëistenlaan 401/E
9000 Gent
Tel.: 09 234 52 00
e-mail:
website: http://www.balie-gent.be/
Openingsuren voor neerlegging: van 8.30 u tot 12.30 u. en van 13 u30 tot 16 u uur