WANNEER KAN HET NUTTIG ZIJN OM DE VZW RECHTSVORM AAN TE NEMEN?
De rechtsvorm van de vzw biedt heel wat voordelen (rechtspersoonlijkheid, geen persoonlijke aansprakelijkheid van de leden, duidelijk geheel van regels, positief imago, ...). Maar die voordelen hebben ook een keerzijde: als u een vzw wilt oprichten, moet u een aantal formaliteiten vervullen, die kosten meebrengen. Daarom is het nuttig dat u de kosten afweegt tegen de baten vóór u een beslissing neemt.
De oprichting van een vzw is aan te raden wanneer:
- Uw vereniging vaak overeenkomsten sluit die belangrijke financiële engagementen
inhouden. - Uw vereniging in eigen naam onroerende goederen in eigendom bezit.
- Uw vereniging beschikt over aanzienlijke kapitalen of ze ontvangt belangrijke geldbedragen. Bij een feitelijke vereniging kunnen de leden immers aanvoeren dat deze sommen voor een gelijk deel toekomen aan de leden. Met alle risico's op gerechtelijke procedures (waarvan de uitkomst onzeker is) van dien als één van de leden opstapt en zijn deel opeist.
- Uw vereniging wil erkend worden of vraagt subsidies. Vaak stelt de overheid dan als voorwaarde dat uw vereniging rechtspersoonlijkheid bezit. Dit is bijvoorbeeld zo voor scholen en ziekenhuizen.
- Uw vereniging schenkingen of legaten ontvangt. Dat kan maar als ze rechtspersoonlijkheid bezit.
- Uw vereniging personeel in dienst neemt. Ook dan moet ze een rechtspersoon zijn.
Verplichtingen van een vzw
Als vzw bent u verplicht om een boekhouding te voeren. Dit betekent dat alle ontvangsten en uitgaven moeten worden genoteerd in twee dagboeken. Deze boeken moeten gedurende 10 jaar worden bewaard.
De Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van de vzw komen minstens één maal per jaar samen. Ze moeten zich o.a. buigen over het financieel verslag van het voorbije jaar en de begroting van het komende jaar. Tevens wordt er het algemene beleid van de vzw bepaald.
Een vzw heeft ook een aantal administratieve verplichtingen. Zo moeten statuten worden opgestel en gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Dit gebeurt via de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Ook de samenstelling van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur (en elke wijziging) moet worden doorgegeven aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel. Eventuele wijzigingen in statuten en de samenstelling van de Raad van Bestuur moeten eveneens gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.
Een vzw is ook verplicht om zich steeds als vzw kenbaar te maken, bijv. op folders en brieven. Als u dit niet doet, loopt u het risico dat de VZW haar rechtspersoonlijkheid verliest en de leden dus toch weer persoonlijk aansprakelijk kunnen gesteld worden. VZW's betalen in principe ook belastingen.